Volgens Stephen Covey is een proactieve houding de basis van succes en geluk. Zowel in het werk als in het persoonlijke leven. In deze blog bespreek ik drie handvatten voor proactief meedenken door de adviesraad.
Een grote valkuil van elk adviesorgaan is om achter de feiten aan te lopen. Voor adviesraden die invloed willen uitoefenen kan dit een bron van frustratie zijn. De raad wordt gevraagd om advies te geven over uitgewerkte maatregelen en beleidsplannen. Maar wat er met uw aanbevelingen gebeurt valt in de praktijk soms tegen. Herkent u dit? Dan hebt u wellicht iets aan de volgende drie handvatten voor een proactieve benadering.
Uw raad werkt op basis van een formele verordening. Hierin staat beschreven bij welke thema’s de adviesraad wordt betrokken, en op welke wijze dat gebeurt. In de praktijk kan er spanning ontstaan: De raad is niet tevreden over de wijze waarop hij wordt betrokken: te laat, niet, of niet bij de juiste onderwerpen. Wanneer hier meningsverschillen over ontstaan tussen raad en gemeente, dan is het wellicht verleidelijk om terug te grijpen naar afspraken en regelingen. Discussies over procedures leiden echter zelden tot inhoudelijk resultaat. Mocht uw raad zich gepasseerd voelen, dan komt u het verst wanneer u zich op de inhoud van het vraagstuk concentreert. U richt zich op een ongevraagd inhoudelijk advies. En via de inhoudelijke dialoog brengt u zichzelf weer in het spel.
Uw adviezen wilt u baseren op voldoende informatie en kennis van zaken. Tegelijk zit ook hier een valkuil voor menig adviesorgaan: Te veel vragen stellen. En te lang wachten met kleur bekennen. Gesprekken met vragen en antwoorden zijn eenzijdig, en zelden voor beide partijen even leerzaam. Soms zie je zelfs dat in de vragen al een mening of advies verborgen zit. Neem bijvoorbeeld de volgende vraag: ‘Gaat u deze actiepunten nog verder in de tijd vertalen?’Duidelijker is: ‘We vinden het belangrijk dat u aan deze actiepunten een planning toevoegt met data en verantwoordelijken’. Realiseer u dat uw gesprekspartner zich laat leiden door heldere meningen en aanbevelingen van uw raad. Het stellen van vragen is geen doel op zichzelf. Het is slechts een middel om de noodzakelijke informatie te krijgen.
Ontwikkeling van beleid gaat in stappen. Bij de voorbereiding worden doelen bepaald en opties onderzocht. Vervolgens wordt het beleid vastgesteld en uitgevoerd. In welke fase komt uw adviesraad in beeld? Als u wacht met adviseren totdat er een beleidsplan ligt, laat u kansen liggen.
Het beste moment om uw beïnvloeding te starten ligt aan het begin van het beleidsproces bij het vaststellen van de doelen. Hoe kunt u daar een zinvolle rol spelen? Ook hier geldt: Niet vragen maar stellen. Het enige dat u nodig hebt is antwoord op de vraag: Welk probleem wil het college met het nieuwe beleid oplossen? Of welk doel wil het college bereiken? Vervolgens gaat u aan de slag met benoemen wat uw raad belangrijk vindt. Een handig hulpmiddel is de volgende zin: Als het gaat om het te ontwikkelen beleid inzake …. vindt de raad het belangrijk dat ….
Uw ervaring en gezond verstand zijn voldoende om in dit eerste stadium te benoemen wat vanuit uw optiek belangrijk is. Het getuigt van een proactieve houding om uw (voorlopige) criteria vroegtijdig te delen met de beleidsmakers. En om daarbij af te spreken wat u in het vervolgtraject voor elkaar kunt betekenen.
In mijn volgende blog ga ik in op de persoonlijke kant van het advieswerk. Hoe ga je proactief om met de lastige kanten van het advieswerk?
Over de auteur: Camiel Schols is trainer/adviseur bij SBI Formaat.
e-mail: camiel.schols@sbiformaat.nl
Deze blog is de tweede blog in een drieluik dat Camiel schrijft voor de Koepel, genaamd De proactieve adviesraad. De eerste blog ' De cirkel van invloed' leest u hier >>>